NUEVOS RUMBOS

He cometido cinco millones de errores con mis diferentes sombreros de manager en varias organizaciones en los últimos quince años. Hoy voy a compartir contigo uno de mis primeros aciertos: la coordinación de reuniones con más de veinte maestros de inglés que estaban a mi cargo en una escuela donde atendíamos a más de mil alumnos al mes.

La dinámica de trabajo en aquella institución involucraba dar servicio por hora todos los días. Así teníamos maestros que sólo daban clases entre semana por las tardes, otros por las mañanas, otros todo el tiempo y alguno solamente en sábados y/o domingos. En la época que me tocó asumir la coordinación académica, la compañía fue adquirida por un fondo de inversión que comenzó a implementar muchos cambios en los procesos de la organización. Esto traía consigo la necesidad de comunicar adecuadamente los cambios en materiales, cobros, protocolos y demás. Enviar un e-mail y que todos lo entiendan perfectamente es el sueño de cualquier jefe. Lamentablemente, pocas cosas son tan caóticas como dar un mensaje a más de dos personas y ver su tergiversación en tiempo real mutando hacia algo completamente distinto del sentido original.

Di “rojo” en una reunión y visualiza con asombro cinco minutos después a tres asistentes jurando que dijiste “verde”, alguien que entendió “rosa”, dos que no escucharon bien pero creen que por tu personalidad sugeriste “negro” y el ocasional tipo enfocado que sí repite bien tu indicación.

Mi primera gran decisión fue encontrar un horario donde nadie pudiera argumentar que estaba ocupado y que por lo tanto no podía asistir. Estar haciendo repetidas juntas para un mismo mensaje era la norma y una falta de optimización aberrante. Decidí que tendríamos la reunión de nueve a diez treinta de la noche los jueves cuando fuera necesario —usualmente una vez al mes. La última clase y el horario más popular era de siete y media a nueve, así que ahí lograba tener de forma predeterminada a la mayoría de maestros disponibles.

Otro punto que me ayudó en este proceso fue avisar con bastante anticipación la fecha de la reunión y solicitar firma de enterado a cada participante. Avisar dos semanas antes y dar recordatorios un par de días previos me daban casi siempre cien por ciento de asistencia.

Esta actividad no me convirtió en el tipo más popular ante mi staff, pero me permitió una exitosa comunicación de los temas que el corporativo necesitaba que implementáramos.

Las invitaciones a las reuniones literalmente tenían las preguntas que todos hacemos cuando nos dicen que hay una junta a la que debemos asistir: de qué se trata, dónde es, quién tiene que asistir, cuánto va a durar, qué hay que llevar y cuál es el objetivo. Si tratamos a la gente de forma inteligente consistentemente, usualmente su conducta se eleva también.

Nadie se emocionaba por las reuniones pero las excusas y quejas disminuyeron considerablemente ya que todos tenían tiempo para planear su agenda personal alterada, yo me esforzaba en darles los temas que había agendado y finalizaba en punto la actividad.

Muchos managers novatos se equivocan en sus objetivos y luchan por ser queridos, apreciados y bien entendidos desde el inicio. Mejor busca ser eficiente, respetuoso de tus colaboradores pero firme con lo que te toca empujar para que la organización avance. Juega un juego más elevado.

Sé que por parte de mis colaboradores hubo siempre burlas y quejas sobre mis métodos, pero entiende que esto es costumbre en cualquier empresa que tenga gente a cargo de otros. Lo importante fue que mis jefes notaron mi ejecución y me premiaron con más oportunidades. Si hubiese buscado no molestar mucho a mi equipo teniendo cinco juntas para un mismo tema y que nadie hubiese tenido que alterar mucho su horario, bueno, no habría señalizado un nuevo rumbo para hacer las cosas con mi nombramiento como coordinador.

Que los nuevos rumbos que propongas a tu equipo sean más precisos, mejores.

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